Les formulaires de location sont essentiels pour les propriétaires, car ils permettent aux locataires potentiels de fournir les informations nécessaires pour déterminer s'ils sont de bons candidats pour la location d'un logement. Que vous soyez propriétaire ou gestionnaire d'un bien locatif, votre réussite repose en grande partie sur votre capacité à trouver et à louer à des locataires fiables et dignes de confiance. Pour trouver ces locataires, vous avez besoin de candidats qualifiés et d'un processus de sélection rigoureux. L'utilisation d'un formulaire de location dans le cadre de ce processus est bénéfique à la fois pour vous et pour les locataires potentiels.
Qu'est-ce qu'une demande de location ?
Une demande de location est un document rempli par un locataire potentiel souhaitant louer une maison, un appartement ou tout autre logement. Ce document doit comprendre les informations personnelles du locataire, son historique de résidence, ses informations professionnelles et de revenus, des informations sur son foyer et des renseignements généraux.
Quelles informations personnelles devrait être inclus ?
Dans la section « Informations personnelles », le candidat doit indiquer son nom et ses coordonnées, ainsi que toute information nécessaire au traitement de sa demande. vérifications de crédit et d'antécédents. Il est important de veiller à ce que votre formulaire de location ne demande aucune information protégée, comme l'âge, l'orientation sexuelle, le genre ou l'origine ethnique du candidat. Vous pouvez éventuellement demander l'âge si vous louez un logement dans une résidence pour personnes âgées ou si cette information est nécessaire pour vérifier l'identité du candidat.
La section « Informations personnelles » d'une demande de location peut également inclure une brève description du candidat et des raisons pour lesquelles vous devriez le choisir plutôt qu'un autre. Certains candidats peuvent même joindre une photo afin d'établir un lien plus personnel avec la personne qui examine leur dossier.
Historique résidentiel
La section « Historique résidentiel » d'une demande de location détaille les précédents logements du candidat, notamment les biens qu'il a loués ou possédés. Afin d'obtenir un portrait complet de la personne souhaitant occuper votre logement, vous devriez lui demander son adresse actuelle, toutes ses adresses précédentes des dernières années, ainsi que les dates de résidence à chaque adresse. Vous pouvez également lui demander les noms et coordonnées de ses anciens propriétaires et les raisons de ses départs.
Détails sur l'emploi et les revenus
Les informations financières d'un candidat sont importantes pour vérifier sa capacité à payer le loyer mensuel. Vous pouvez demander des informations sur son emploi actuel, notamment son ancienneté et son poste. La plupart des demandes de location incluent également le revenu mensuel brut. Si vous souhaitez vérifier les informations professionnelles fournies, assurez-vous de demander le nom et les coordonnées de son supérieur hiérarchique ou du responsable des ressources humaines, ainsi que son autorisation de contacter son employeur.
Vous pouvez également demander aux candidats de préciser le montant de leur loyer précédent. Dans certains cas, ces informations, ainsi que l'historique des paiements, vous renseignent sur leur capacité à payer à temps et sur ce qu'ils peuvent se permettre compte tenu de leurs revenus.
Informations sur les ménages
Vos formulaires de location doivent comporter une section permettant au candidat de fournir des informations sur son foyer et les personnes qui habiteront le logement. Certains propriétaires demandent un formulaire à tous les adultes qui partageront le logement, tandis que d'autres autorisent un seul candidat à remplir le formulaire et à sous-louer les autres chambres. C'est également dans cette section que les candidats peuvent indiquer s'ils possèdent des animaux de compagnie. Si votre logement accepte les animaux, vous pouvez demander des informations sur le type d'animaux qui y vivront.
Antécédents d'expulsion et informations générales
D'autres informations importantes, telles que les expulsions d'un logement précédent ou une éventuelle faillite au cours des sept dernières années, peuvent figurer dans la section « Informations générales » d'une demande de location. Vous pouvez également demander des renseignements sur le mode de vie et les habitudes du candidat, dans le respect de la législation en vigueur concernant le logement équitable. Certaines questions relatives au mode de vie du candidat peuvent être considérées comme des informations confidentielles.
Divulgation
En tant que propriétaire, vous devez obtenir l'autorisation des candidats locataires pour effectuer des vérifications de leurs antécédents et de leur solvabilité, contacter leur employeur et leurs anciens propriétaires afin d'obtenir des références. Assurez-vous que votre formulaire de location comprenne une section d'information précisant les mesures que vous prendrez pour vérifier les informations fournies. Lors de la rédaction de cette section, consultez la législation en vigueur dans votre région concernant les rapports locatifs, afin de garantir qu'elle ne contient aucune information non conforme aux lois sur le logement équitable et à la loi sur l'information équitable en matière de crédit (Fair Credit Reporting Act).
D'autres détails à ajouter à la section ’ Informations » comprennent les frais applicables, tels que les frais de traitement de dossier ou de vérification des antécédents, ainsi que le montant du dépôt de garantie. Il convient également de préciser si ce dépôt est remboursable et si le paiement d'un loyer est exigé à l'entrée dans les lieux, par exemple le loyer du premier et du dernier mois.
Pour que la demande de location soit valide, veuillez prévoir un espace pour la dater et la signer. La signature atteste que le demandeur a pris connaissance de toutes les informations fournies, tandis que la date garantit la validité du délai. Vous pouvez utiliser un outil de signature électronique pour faciliter la démarche aux demandeurs qui ne peuvent pas se déplacer pour remplir leur demande.
Revoir la demande de location
Une fois que vous avez reçu une demande de location pour votre bien, vous pouvez commencer à examiner les informations et à choisir le locataire idéal. La plupart des propriétaires effectuent une vérification des antécédents de leurs candidats locataires, car ils peuvent être tenus responsables d'activités illégales, de nuisances ou de violences survenant dans le logement. Un rapport de solvabilité peut également vous renseigner sur l'historique financier du locataire et sa capacité à payer son loyer à temps.
La dernière étape de la location d'un bien immobilier consiste à rédiger le contrat de location, avec des conditions acceptables pour les deux parties, et à le faire signer par le nouveau locataire. Une fois cette étape franchie, vous avez un locataire lié par contrat et légalement tenu de payer le loyer. Le processus commence par un dossier de location complet ; assurez-vous donc que votre document contienne toutes les informations nécessaires pour vous permettre de prendre une décision éclairée.
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