Les signatures électroniques, utilisées sur les formulaires en ligne, sont plus sûres que les signatures manuscrites, c'est-à-dire les signatures apposées à la main sur une feuille de papier. Vous en doutez ? Pourtant, les signatures électroniques sont plus sûres, et voici pourquoi.
Un peu d'histoire
La signature de documents est une tradition aussi vieille que le monde – du moins, de mille ans. Puis vint l'apparition des chèques. Les banques consacraient des salles entières à vérifier que la signature sur le chèque correspondait à celle enregistrée dans leurs fichiers – une méthode loin d'être infaillible ; même les experts chargés de détecter les faux pouvaient se faire avoir.
Aujourd'hui, lorsqu'une personne signe un document à la main, sa signature ressemble souvent à un simple trait, voire à un gribouillis, chose impossible à vérifier de la manière traditionnelle. C'est l'une des raisons pour lesquelles les signatures électroniques sont plus sûres que les signatures manuscrites : les signatures électroniques peut être vérifié.
Qu'est-ce qu'une signature humide ?
L’expression “ signature humide ” remonte à une autre époque, celle où l’on signait les documents en trempant une plume dans un encrier. L’encre était encore fraîche et la signature, généralement manuscrite en cursive (ou même un “ X ”), devait sécher.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Une signature électronique, également appelée signature numérique, utilise une marque codée et identifiable de manière unique. Elle comporte des dispositifs de sécurité garantissant que le signataire est bien vous et que votre signature ne sera pas modifiée après apposition.
Une signature électronique se produit lorsque vous saisissez votre nom sur un formulaire électronique, qui est simplement une version informatisée d'un formulaire papier. Tout ce que vous pouvez signer sur un formulaire papier peut être informatisé : une déclaration d'impôts, une candidature d'emploi… ou un bail de location. Et lorsque ce formulaire papier est informatisé, vous signez à l'aide d'une signature électronique. En 2000, le Congrès a promulgué une loi appelée… Loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (E-SIGN), qui a rendu les signatures électroniques juridiquement contraignantes.
5 avantages de la signature électronique
La signature électronique de documents présente plusieurs avantages.
1. C'est pratique
L'avantage le plus évident de la signature électronique est sans doute sa praticité. Vous pouvez signer un document électroniquement où que vous soyez, à condition d'avoir votre appareil (ordinateur portable ou smartphone) à portée de main. Il vous suffit généralement d'ouvrir le lien vers le document et de cliquer sur un bouton pour signer. Plus besoin de se déplacer ni de rencontrer quelqu'un pour signer des documents. Fini également l'impression, la signature, la numérisation et l'envoi par courriel d'un document signé : une solution certes plus pratique qu'une rencontre physique, mais tout aussi contraignante.
2. Les documents sont faciles à récupérer
Il est facile d'obtenir une copie de vos signatures électroniques. Plus besoin de fouiller dans un classeur, une perte de temps précieuse, pour finalement ne pas retrouver le document recherché. Lorsque vous signez un document électroniquement, il vous suffit de le récupérer à l'endroit où vous l'avez enregistré sur votre appareil. Vous pouvez également accéder au document souhaité en cliquant sur le lien figurant dans l'e-mail qui accompagne généralement les documents signés électroniquement. Une fois le document ouvert, vous pouvez le consulter ou le télécharger.
3. C'est respectueux de l'environnement
La signature électronique d'un document ne nécessite aucun papier, ce qui est probablement bénéfique pour l'environnement. De plus, vous n'avez pas besoin de consacrer d'espace physique au stockage de tous les documents papier générés par les signatures manuscrites. Tout se fait numériquement avec la signature électronique : vous n'avez donc pas à vous soucier du papier ni de l'espace de stockage.
4. C'est rapide
Les entreprises (et les propriétaires) n'ont plus besoin d'attendre les signatures. La signature manuscrite d'un document papier implique de nombreuses étapes fastidieuses : emballage et envoi des documents ; attente de la réception, de la signature manuscrite par le destinataire, puis réemballage pendant que l'entreprise (ou vous) attend le retour. Ce processus peut prendre des semaines, contrairement à la signature électronique qui permet un résultat quasi instantané.
5. Cela conduit à une expérience client (ou locataire) améliorée
En utilisant un bail électronique nécessitant une signature électronique, par exemple, les propriétaires peuvent envoyer aux locataires un lien vers le bail par SMS ou courriel. Le locataire a alors la possibilité de lire le bail tranquillement chez lui (ou où qu'il soit) avant de le signer, sans que le propriétaire ou le gestionnaire immobilier ne le surveille, contrairement à ce qui se passe généralement avec un bail papier et une signature en personne. Dans ce cas, les locataires signaient souvent le bail sans le lire, pressés par le temps ou mal à l'aise. Ce problème ne se pose pas avec un document électronique. Les locataires peuvent toujours ne pas lire le bail, simplement parce que cela peut paraître ennuyeux. Or, il est important que les locataires lisent leur bail, car il s'agit d'un contrat engageant le locataire.
4 raisons pour lesquelles les signatures électroniques sont plus sûres
Les signatures électroniques sont plus sûres et plus sécurisées à plusieurs égards.
1. Les erreurs sont éliminées
Les erreurs de signature sont possibles avec tout type de document. Or, avec les documents papier, les erreurs peuvent passer inaperçues jusqu'à longtemps après la signature, ce qui peut invalider le document entier et vous contraindre à tout recommencer. En revanche, avec un document électronique, vous ne pourrez pas poursuivre la procédure tant que toutes les signatures ne seront pas correctement apposées et aux bons endroits.
2. Les signatures électroniques sont sécurisées
Les signatures électroniques sont plus sûres, et donc plus fiables, que les signatures manuscrites. Elles contiennent des informations permettant de retracer l'identité du signataire. Un historique des signatures, appelé piste d'audit, conserve une trace de la date et du lieu de la signature, incluant l'adresse IP de l'utilisateur et un horodatage.
3. Les faux sont éliminés
Les signatures manuscrites sont faciles à falsifier. En effet, lorsqu'on compare une signature manuscrite à une signature enregistrée, il est souvent difficile, voire impossible, de déceler la moindre différence. C'est pourquoi les falsifications de signatures manuscrites sont monnaie courante. En revanche, la signature électronique offre plusieurs niveaux de sécurité et des méthodes d'authentification intégrées qui garantissent sa légitimité et son appartenance à la personne censée signer le document.
4. Il n'y a pas eu de falsification.
Il est possible de falsifier et de modifier des documents papier. On peut y ajouter des éléments et supprimer des pages, par exemple. Mais toute modification apportée à un document électronique laissera une trace écrite.
En résumé
La plupart des entreprises optent désormais pour la signature électronique des documents par leurs clients, abandonnant ainsi la méthode traditionnelle du papier et du stylo. Le secteur locatif ne fait pas exception. Les baux numériques présentent des avantages tant pour le propriétaire que pour le locataire, car les deux parties ont un accès facile au bail, signé électroniquement et en toute sécurité.
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